На предприятии касса служит для приема, хранения и расходования наличных денег. Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией Центрального банка России.

Размер сумм наличных денег в кассе предприятия ограничен лимитом, который устанавливается при открытии расчетного счета банком по согласованию с предприятием. Сверх установленного лимита деньги могут храниться только в дни выплаты зарплаты, пенсий, стипендий, пособий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Касса производит прием наличных денег по приходным кассовым ордерам, взамен которых выдается квитанция. Выдача денег наличными ведется по расходным кассовым ордерам или другим документам (заявлениям на выдачу денег, платежным ведомостям).

Документы на прием и выдачу денег выписывают в бухгалтерии предприятия и подписывает их главный бухгалтер, документы на выдачу подписывает также и руководитель фирмы.

При выплате денег по платежным ведомостям отдельный расходный кассовый ордер на каждого получателя не выписывается – составляется один на общую сумму по ведомости по истечении срока выдачи. Отдельные лица получают деньги по расходным кассовым ордерам в кассе предприятия при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Кассир, выдав или получив деньги, обязан подписать расходный или приходный кассовый ордер, а прилагаемые к ним документы погасить штампами или надписью «получено» или «оплачено» с указанием даты совершения операции.

Все первичные документы по приходу и расходу (приходные и расходные кассовые ордера, счета и т. п.) до передачи в кассу регистрируются в бухгалтерии в специальном журнале регистрации, документу присваивается порядковый номер. В кассе ведется кассовая книга. Предприятие может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге прошнуровываются и опечатываются круглой сургучной печатью предприятия. На последней странице книги делается надпись «В настоящей книге всего пронумеровано … страниц» и ставят свои подписи руководитель предприятия и главный бухгалтер. Записи в кассовой книге ведутся под копирку в двух экземплярах, причем вторые экземпляры, служащие отчетом кассира, должны быть отрывными. Подчистки и неоговоренные исправления запрещаются. Листы кассовой книги имеют строго установленную форму.

Кассовые операции ведутся в таком порядке:

– оформляются первичные документы по приходу и расходу;

– первичные документы регистрируются в журнале регистрации;

– производятся записи в кассовую книгу;

– ежедневно в конце подводятся итоги по кассовой книге, отчет кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами сдается в бухгалтерию отчета кассира под расписку в кассовой книге (1-м экземпляре).

Кассовые операции учитываются на активном счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца, оборот по дебету – суммы, поступившие наличными в кассу, оборот по кредиту – суммы, выданные наличными.

В кассе могут храниться не только наличные деньги, но и бланки строгой отчетности и ценные бумаги – оплаченные путевки, проездные билеты, вексельные марки, почтовые марки, марки госпошлины и т. п., учитываемые на активном счете 56 «Денежные документы».

Не реже 1 раза в месяц проводится ревизия (инвентаризация) наличия денежных средств в кассе. Ревизия кассы проводится комиссией внезапно, комиссия назначается приказом руководителя предприятия. Проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех средств, находящихся в кассе, о чем дает письменное обязательство при приеме на работу.

В результате инвентаризации могут быть обнаружены излишки наличных денег или выявлена их недостача. Излишки приходуются и зачисляются в доход предприятия:

Д-т сч. 50 «Касса»,

К-т сч. 80 «Прибыли и убытки».

Недостача оформляется несколькими проводками.

Отражается факт недостачи наличных в кассе:

Д-т сч. 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

Обязательным условием осуществления предпринимательской деятельности является ведение кассовой книги и учет кассовых операций организации. Это должен осуществлять бухгалтер предприятия. Учет ведется непрерывно и должен отражать полную картину происходящего. Современный учет кассовых операций осуществляется при помощи управленческих программ, которые проводят операции в автоматическом режиме, однако участие бухгалтера при этом необходимо. Правильное проведение каждой операции гарантирует в результате безошибочное составление баланса и других видов отчетности, позволяет избежать выявление грубых ошибок или опечаток при проведении аудита.

Что такое касса на предприятии?

Для того чтобы понимать, как проводятся кассовые операции, необходимо знать, что собой представляет касса на предприятии. Это помещение, в котором непосредственно осуществляется прием и выдача наличности под отчет. Именно в кассе работники могут получить наличные средства на руки в качестве зарплаты или аванса, а также на нужды предприятия. В кассу сдается выручка, деньги от покупателей и другие наличные средства. Учет операций должен вестись в соответствии с нормативными и законодательными актами «О ведении кассовых операций на предприятии». В каждом отдельно взятом государстве имеются свои законодательные нормативы и регламенты.

Для ведения операций предусмотрены положения, которые помогают упорядоченно проводить данную деятельность. Одним из основных элементов ведения учета является лимит кассы, который установлен для того, чтобы имелось определенное количество наличности, точнее не более установленной суммы. Наличность сверх нормы нужно в обязательном порядке и в установленные сроки сдавать в банк для зачисления на текущий или другой счет.

Наличность в кассе может находиться как в национальной, так и в иностранной валюте. Учет движения средств регистрируется в книге для учета наличности, для которой предусмотрена определенная форма. Для национальной валюты должна открываться одна книга, а для иностранной - другая. В таких книгах запрещается делать помарки и исправления. Если же необходимо произвести изменения, то они заверяются подписью самого кассира и главного бухгалтера предприятия. Книги ведутся в 2 экземплярах, первый остается в кассе, а второй имеет отрывной вид, и являются отчетом работника.

Виды учета и их отличия

Бухгалтерский учет кассовых операций организация ведет по 2 направлениям. Различают аналитический учет и непосредственно бухгалтерский учет. Аналитический учет кассовых операций дает полное представление о том, сколько средств имеется на данный момент, на что были потрачены средства в недалеком прошлом, каковы прогнозы на будущее. Это общее представление. А бухгалтерский учет дает ответ в цифрах на эти самые вопросы. Он представляется в виде отчетов, проводок, расходных и приходных ордеров и так далее.

Порядок осуществления операций

Кассир должен отражать все поступления наличности или ее выдачу в книге учета движения средств. В конце каждого рабочего дня он обязан составить отчет и определить остаток наличности. Если он превышает установленный лимит, то разница должна быть зачислена на счет. Исключениями могут являться дни выдачи зарплаты работникам. В таком случае предоставляется время (приблизительно 3 дня) специально для проведения выдачи зарплаты. Ежедневный отчет работника принимает главный бухгалтер, который проверяет и его правильность. Отчетность принимается под роспись.

Отчет должен содержать все расходные и приходные ордера, которые были проведены в этот день.

Порядок проведения операций можно определить такой последовательностью действий кассира:

1. При поступлении или выбытии наличности составляется приходная или расходная накладная. Это первичные документы, на основе которых составляется отчет деятельности предприятия.
2. Первичная документация заносится в журнал регистрации операций.
3. Также все действия отражаются в книге учета.
4. По завершении рабочего дня работник сдает отчет, в котором имеется вся необходимая документация, главному бухгалтеру.

Кассир является лицом материально ответственным, он отвечает за сохранность имущества в кассе, и любая передача его должна быть заверена документально. Если по каким-либо причинам работник отсутствует на своем рабочем месте, то вся материальная ответственность переходит на то лицо, которое замещает его. При первом же посещении кассы замещающий должен провести ревизию, то есть инвентаризацию, чтобы знать, за что он несет ответственность и проверить наличие всех составляющих.

Кроме наличности в кассе могут храниться и другие материальные ценности предприятия, они могут быть представлены в различном виде. Это могут быть акции, облигации и другие ценные бумаги. При выявлении недостачи возмещать ее должен непосредственно сам работник, который при поступлении на работу должен был подписывать акт передачи материальных ценностей, по которому он принял материальную ответственность.

В плане счетов бухгалтерского учета имеется специальный счет № 375, который называется «расчеты по возмещению причиненных убытков». Недостача списывается на 375 счет, а затем при возвращении работником будет отражаться в проводке Д30К375.

Отчетность может в определенных случаях передаваться в электронном виде, однако правильность ее проверяет главный бухгалтер предприятия, который собственно за это и отвечает в дальнейшем.

Бухгалтерские проводки по кассовым операциям

При проведении операций с наличностью необходимо все движения правильно фиксировать в отчетных документах. Если средства поступают, то они отражаются в дебете проводки, если же деньги выдаются, то они записываются в кредит счета.

Для учета движения средств предусмотрен счет 30 Плана счетов бухгалтерского учета. Это синтетический счет, который так и называется «Касса». Рассмотрим основные часто встречающиеся при осуществлении предпринимательской деятельности бухгалтерские проводки.

Если средства, полученные от покупателей, поступают в кассу, то проводка будет: Д30К36.

Если средства поступают в кассу со счета предприятия, то - Д30К31.

Если деньги возвращены работниками, которым они были выданы под отчет, то проводка будет такой: Д30К372.

Если в кассу поступили деньги, которые были выявлены после инвентаризации, то проводка: Д30К719.

Это были примеры поступления средств в кассу, они отражены в дебете счета 30. Как же будет выглядеть проводка при выдаче денег из кассы?

Если из кассы выдается зарплата работникам предприятия, то проводка будет иметь вид Д66К30.

Деньги выдаются подотчетным лицам - Д372К30.

Если из кассы деньги перечислены на текущий счет предприятия, то проводка будет такой: Д31К30.

Порядок ведения кассовых операций регламентируется соответствующим положением, утвержденным Центральным банком РФ 22.09.93 г. №40.

Каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами и хранения денежных документов должно иметь кассу. Помещение должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств. Выполняет кассовые операции кассир, с которым заключается договор о материальной ответственности.

Все предприятия должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они были получены (выдача заработной платы, командировочные или хозяйственные расходы). Предприятие может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита их остатка , установленного учреждением банка по согласованию с руководителем этого предприятия. Сверх лимита наличные деньги в кассе могут храниться только во время выдачи заработной платы не более трех рабочих дней. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с банком могут расходовать ее на оплату труда, командировочные и хозяйственные расходы.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации, а также денежных документов, находящихся в кассе организации (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, оплаченных путевок в дома отдыха и санатории и др.) предназначен активный счет 50 «Касса».

К счету 50 открываются субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» и др.

Когда предприятие производит кассовые операции с инвалютой, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной инвалюты.

Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998г. №88 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации кассовых операций:

КО-1 «Приходный кассовый ордер»;

КО-2 «Расходный кассовый ордер»;

КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;

КО-4 «Кассовая книга»;

КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

В обязанности кассира входит ведение кассовой книги, в которой учитывают все поступления и выдачи наличных денег в организации. Организация ведет одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.

Ошибки исправляются следующим образом: неправильный текст или суммы зачеркиваются и над ними надписываются исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправляемое. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, ставится дата исправления.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Допускается ведение кассовой книги в организации автоматизированным способом.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производятся в день составления ордеров. Лицам, сдающим или получающим деньги, кассовые ордера на руки не выдаются.

Расчеты через кассу между юридическими лицами, между юридическими лицами и предпринимателями ограничены суммой 100 тысяч рублей в рамках одного договора (с 20.06.2007г.).

Если предприятие осуществляет продажу продукции за наличный расчет (в том числе с использованием пластиковых карт), то оно использует контрольно-кассовые машины и ведет учет поступающей выручки в книге кассира-операциониста.

Учет по операциям в инвалюте должен вестись в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.

Порядок пересчета иностранной валюты в рубли установлен ПБУ 3/2006, согласно которому датой совершения кассовых операций с инвалютой считается дата оприходования или выдачи денежных знаков из кассы организации. Записи в регистрах бухучета производятся одновременно в валюте расчетов и платежей и в рублях. В «Отчете кассира» (второй отрывной лист кассовой книги) должны быть проставлены две суммы - в инвалюте и в рублях.

В приходных и расходных кассовых ордерах сумма указывается в валюте платежа.

В случае изменения курса иностранных валют по отношению к рублю за время, пока иностранная валюта находится в кассе организации, возникают курсовые разницы . Стоимость иностранных денежных знаков в кассе в рубли должна пересчитываться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на дату составления бухгалтерской отчетности.

Возникающие курсовые разницы отражаются в бухгалтерском учете организации записями:

Д 50 К 91 - положительная курсовая разница;

Д 91 К 50 - отрицательная курсовая разница.

Поступление и выдача денежных документов , (путевок, авиабилетов) производятся по приходным и расходным кассовым ордерам с последующим составлением кассиром отчета по движению денежных документов.

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.

В бухгалтерском учете движение денежных документов отражается следующим образом:

Д 50 субсчет «Денежные документы» К 50, 71, 76 – поступили денежные документы;

Д 73 К 50 субсчет «Денежные документы» - выдача работникам.

Для учета наличности организации существует бухгалтерский счет 50, дебет счета показывает поступающие в кассу суммы от контрагентов, кредиты – выбывающие. Конечно сальдо отражает денежную сумму, имеющуюся в наличном виде в конкретный момент времени. Все операции с наличными денежными средствами должны быть отражены на этом счете.

Хозяйственные операции, связанные с движением наличных денежных средств, именуются кассовыми операциями. Помимо наличных денег, в кассе можно хранить денежные документы, к которым относятся, например, билеты, путевки.

К таким операциям относится поступление наличных средств и их выбытие.

Документальное оформление

Кассовые операции так же, как и любых других хозяйственные операции, выполняются на основании первичных документов (что это за документы читайте ). Бухгалтерский учет возможен только при наличии оправдательных документов.

Бланки кассовых документов имеют унифицированные формы, указанные ниже. При заполнении форм нужно помнить, что исправления в таких документах, как приходный и расходный ордер, не допускаются.

Первичные кассовые документы:

• КО-1 унифицированная форма, которой оформляется поступление (оприходование) наличных денежных средств, данная форма именуется «Приходный кассовый ордер»;
• КО-2 – типовая форма для отражения выдачи средств из кассы, наименование данного бланка «Расходный кассовый ордер»;
• КО-3 – указанные выше формы ордеров необходимо регистрировать в специально предназначенном для этого журнале унифицированная форма КО-3;
• КО-4 – это также один из обязательных документов, который необходимо вести на предприятии, именуется данная форма «Кассовая книга», в ней фиксируются все движения по кассе. Записи в эту книгу осуществляются на основании заполненных первичных приходных и расходных денежных документов. ИП данную книгу могут не вести, если они ведут учет доходов и расходов;
• объявление на взнос наличными в банк форма 0402001 применяется при сдаче наличных средств из кассы в банк;
• денежный чек на получение наличных используется при снятии наличных денег с расчетного счета.

Заполнение кассовых документов с возможностью скачать бланки и образцы вы найдете в .

Для использования расчетов наличными денежными средствами необходимо применение ККМ, для некоторых видов деятельности допускается использовать . В настоящее время приобретение кассового аппарата обойдется вам в 15000 руб.

Лимит кассы

Существует такое понятие, как «лимит кассы» – это сумма наличных денег, которую можно оставить по окончании рабочего дня. Данный показатель устанавливается юридическими лицами самостоятельно на основании распорядительного документа. ИП и малые предприятия могут не устанавливать лимит.

Сумма средств сверх лимита по окончании рабочего дня перемещается на расчетный счет организации, то есть сдаваться в банк, при этом необходимо заполнить форму 0402001 – объявление на взнос наличными.

Деньги сверх лимита могут храниться только в том случае, если они предназначены для выплаты персоналу зарплаты, а также социальных выплат, при этом они могут находиться в кассе предприятия 3 дня, в эти 3 дня следует также включить день, когда получены деньги в банке. Также деньги могут остаться, если кассовые операции в организации выполнялись в выходной или праздничный день, когда нет возможности сдать эти деньги в банк.

Получить с расчетного счета в банке наличные деньги организация может только на следующие цели:

• на выплату заработной платы персоналу,
• на оплату расходов, связанных с командировкой,
• на различного рода хозяйственные нужды.

Получить наличные деньги можно на основании денежного чека.

Для ведения кассы, как правило, нанимается специальный человек – кассир. Также обязанности данной должности может выполнять бухгалтер или сам руководитель (если организация небольшая). Учет кассовых операций регулируется определенными законодательными документами.

Приветствую! Сегодня мы продолжим изучать участок бухучета денежных средств. Следующим его представителей (наряду с расчетным счетом) является учет денег в кассе фирмы. Пожалуй, это тоже самый простой участок в работе.

Учет денежных средств в кассе - минимум теории

Бухгалтерский счет учета по кассе - это счет с кодом 50. На этом счете ведется учет информации о деньгах в кассе предприятия. Эти деньги называют наличными, в обиходе - НАЛ. Весь бухгалтерский участок касса можно описать буквально несколькими ключевыми терминами:

• Лимит денежных средств в кассе
• Ограничение на максимальную сумму расчетов с контрагентами по кассе
• Два основных первичных документа кассы
• Специальный отчет по кассе.
• Специальный документ, предназначенный для выдачи заработной платы.

Лимит денежных средств

В кассе каждый день может храниться сумма денег, не превышающая некоторый лимит. Лимит или ограничение суммы определяется банком, по согласованию с руководителем предприятия. Сумма лимита - это сумма денег, необходимая предприятию для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдача командировочных, выплата заработной платы и др. Сумма лимитов может пересматриваться в связи с возрастающей потребностью фирмы.

Организации, не ИП, излишек наличных денег обязательно сдают в банк на расчетный счет. Для этого, если суммы большие, предприятия пользуются услугами инкассации, которые в конце дня приезжают и забирают излишек. В конце месяца фирма-инкассация выставляет нашей фирмы суммы по оказанным услугам.

Единственный случай, когда в кассе разрешается иметь суммы сверх лимита - это дни выплаты заработной платы. И то, есть ограничение в количестве дней - от 3-х до 5. Сумма не выданной заработной платы помечается в бухучете, как депонированная и деньги сдаются в банк.

Ограничение расчетов наличными деньгами

Для начала вспомним, кто такие контрагенты - это участники рынка, с которыми взаимодействует наше предприятие. Участниками могут быть организации, индивидуальные предприниматели и физические лица. Все они взаимодействуют между собой и осуществляют взаиморасчеты наличкой, т.е. через кассу.

Когда взаимодействие происходит между организациями и физическими лицами - ограничений нет.

Между организацией и другими организациями, между организацией и ИП - существует ограничение в 100000р. в рамках одного договора. Т.е. выплатить или получить деньги можно только в сумме не больше 100000р. по одному договору. Если сумма договора больше, то остальные платежи придется осуществлять через расчетный счет. Либо составлять несколько договоров, отличающихся друг от друга. Придумывание новых немного разных договор делается для того, чтобы контролирующие органы не посчитали их сделанными специально для обхода ограничения в 100000р.

Первичные документы для учета денежных средств в кассе

Суть работы участка кассы - это взаиморасчеты с контрагентами, сотрудниками, а также выдача денег подотчетным лицам на оплату нужд самого предприятия. Самые основные первичные документы в бухучете по учету кассы - это:

• Приходный кассовый ордер (ПКО)
• Расходный кассовый ордер (РКО)
• Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость

Назначение ПКО и РКО - зарегистрировать прием, либо выдачу денег по кассе. Эти документы не должны иметь исправлений, помарок. Если нужно что-то исправить - выписывается новый документ.

В работе кассира, кроме создания по кассе ПКО и РКО, существует еще одно действие, выполняемое в конце дня. Этим действием будет создание и распечатка специального отчета под названием «Кассовая книга».

Отчет «Кассовая книга» - это специального вида реестр, собирающий за день все движения по кассе: все ПКО и РКО. Кассовая книга показывает остаток в кассе на начало дня, все приходы за счет ПКО, расходы за счет РКО и остаток на конец дня.

Документ «Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость» - это документ больше для расчетчика заработной платы. Для кассы (т.е. для кассира) используется печатная форма этого документа для выдачи наличных денег по заработной плате. В печатной форме «расчетно-платежная ведомость» сотрудник расписывается за полученные деньги. В конце дня кассир подводит итог всех выплаченных сумм и делает один общий РКО на итоговую сумму. Печатную форму РКО кассир подкалывает к печатной форме «Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость»

Примеры первичных документов для работы денежными средствами по кассе

Взаимодействие учета денежных средств с другими счетами

Как только встречается слово взаиморасчеты по кассе, так сразу же должно всплывать словосочетание «поставщики», «покупатели», «сотрудники». Добавьте сюда еще участок подотчетных лиц и расчетный счет. И все. Это самые используемые на фирмах участки бухучета, работающие с кассой.

Теперь сразу небольшое практическое задание. Выпишите счета бухучета, с которыми, по-вашему мнению, задействован счет кассы (50)

Как выглядит в плане счетов

Сейчас настало время заглянуть в план счетов и посмотреть, как выглядит бухгалтерский счет в программе 1С Бухгалтерия. Давайте попробуем рассказать про счет и «предсказать», что мы ожидаем увидеть, когда начнем с ним работать. Ок?

Характеристики по 50 счету говорят нам, что счет :

«Аналитический» , поскольку имеются субсчета и субконто «Движения денежных средств». Таким образом, вся информация о наличности предприятия уже детализируется.

«Активный» - видим букву «А»

Вспоминаем, счет «Активный», значит информация с него в Балансе пойдет в таблицу Актив. Приход всех денег будет отображаться в Дебете счета, а расход пойдет в Кредит счета. Остаток по счету может быть только в Дебете либо 0.

Субконто «Движение денежных средств» , чем оно нам интересно? Дело в том, что это субконто разделяет информацию по кассе на более подробную, показывая нам Как двигаются наличные денежные средства. (кстати, помните, такое же субконто есть у 51 счета) Посмотрите на реальный отчет по кассе в "ОСВ по счету 50"

Дополнительно

Бухгалтер, работающий на участке касса, несет полную материальную ответственность за вверенные ему деньги: их учет, контроль и остаток.

Отчет «кассовая книга» имеет свою последовательную нумерацию и составляется только в те дни, когда были хоть какие-то движения по кассе. В те дни, когда не было ни одного ПКО или РКО - отчет «Кассовая книга» не составляется.

Выдача заработной платы, когда получателем является не сам сотрудник, а кто-то за него, тогда кассир требует доверенность.

Также доверенность требуется от представителя поставщика, если он пришел в кассу нашего предприятия получить деньги за что-то, что мы у него купили.