«Ты когда-нибудь думал, куда делись последние 5 лет?»
Виктор Пелевин

Очень часто в жизни каждого человека наступают такие моменты, когда просто невозможно справиться с объемом накопившихся дел. И работая в данный момент над выполнением очередной своей задачи, в голове непрерывно крутится еще целая вереница нерешенных проблем. Постоянные мысли о том, что вы не успеваете сделать что-то важное, не дают сосредоточиться на выполнении текущей задачи. И когда количество нерешенных дел начинает нарастать, как снежный ком, это приобретает уже масштабы катастрофы.

Но на самом деле проблема не такая уж сложная, как может показаться на первый взгляд.

Как привести дела в порядок. Основы тайм-менеджмента

Для решения подобных задач существует метод рациональной организации времени, или по-другому тайм-менеджмент. Время в современном мире представляет собой даже большую ценность, чем деньги, так как в отличие от них, время нельзя вернуть или накопить. Навыки управления своим рабочим временем помогут человеку достигать поставленных целей и задач намного быстрее и при этом находить достаточно свободных минут для общения с друзьями и своего духовного развития.

Поможет в этом разобраться метод GTD, который представляет одно из направлений в тайм-менеджменте.

Getting Things Done, GTD (в переводе с англ. - «доведение дел до завершения», однако чаще и неправильно - «как привести дела в порядок») - методика повышения личной эффективности созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге, первое издание которой вышло в 2001 году и была переведена на 23 языка.

Классическая модель тайм-менеджмента имеет определенные строгие рамки, подразумевает четкое планирование своих дел, рекомендует просчитывать шаги и расставлять приоритеты. Новый метод, предложенный экспертом Дэвидом Алленом, помогает управлять временем намного более гибко и выбирать дела по своему усмотрению, а не привязываться к жесткому дневному графику, что существенно облегчает задачу и быстрее продвигает вас в реализации поставленных задач. Такой способ может подойти не только крупным бизнесменам, заботящимся о быстрейшем исполнении своих планов, но и обычным домохозяйкам, планирующим время на ведение домашнего хозяйства.

В основу этой системы легло предположение, высказанное Дэвидом Алленом, о необходимости свободного мышления. Говоря иными словами, нужно освободить сознание от всех посторонних мыслей, которые крутятся в голове. И тогда текущая работа будет выполнена намного быстрее и результативнее. На этот счет GTD-система дает четкие указания, следуя которым можно не только выявить проблему, но и быстро решить ее. Как правило, люди много времени тратят на бессмысленные рассуждения, которые тормозят процесс выполнения поставленных задач. Четко следуя предложенным методом рекомендациям, ваше сознание всегда будет оставаться чистым, а результативность работы будет на все 100%.

Составляем список дел, задач, проблем

Первое, что нужно сделать, по мнению автора идеи, – это перенести все ваше беспокойство и мысли, которые занимают вас в данный момент, на бумагу. Запишите все, что крутится сейчас в голове, – все крупные дела, мелкие дела, важные и не очень, в общем, вообще все. Освободите ваше сознание для реализации поставленной в данный момент задачи. Записи можно производить в хаотичном порядке, записывая просто все, что пришло на ум. Необязательно сразу классифицировать дела по степени важности. Если вы пропустите или не внесете в список какое-либо дело, оно постоянно будет кружиться в вашей голове, мешая сосредоточиться.

Но вот список дел составлен, что теперь с этим списком делать?

Задаем правильные вопросы

Вторым шагом можно назвать анализ написанного вами списка.

Мысленно зададим каждому пункту списка вопрос: «Что это?» .
Этот вопрос позволяет произвести классификацию дел по степени их важности.

Второй вопрос звучит так: «Требует ли это действий?»

При отрицательном ответе должны последовать следующие действия:
— отложить решение до лучших времен;
— пока забыть о деле, не стоящем вашего внимания;
— положить на время в архив.

При положительном ответе на заданный вопрос необходимо переходить непосредственно к исполнению и наметить практическое решение проблемы. Изучите проблему, если на ее осуществление потребуется затратить определенное количество времени, то она автоматически переходит в разряд проекты. Эту запись можно произвести на отдельном листе. А если при рассмотрении текущего дела сразу напрашивается способ ее решения, то есть смысл сделать это дело сразу, чтобы не копить кучу нерешенных проблем.

Когда для достижения поставленной цели одного шага недостаточно, напрашивается несколько вариантов выхода из сложившейся в данный момент ситуации:

— записать дело в ежедневник до наступления срока его исполнения,
— поместить в список важных дел, чтобы выполнить его в удобное для вас время.

Пройдя последовательно все шаги, предложенные данной теорией, можно научиться правильно расставлять приоритеты и выстраивать четкую систему ценностей. Причем сделать все это можно самостоятельно, даже не обладая каким-то особым талантом. А вопрос «Как привести свои дела в порядок» больше не будет вставать перед вами.

Система Дэвида Аллена GTD в действии.

Хотите узнать как стабильно зарабатывать в Интернете от 500 рублей в день?
Скачайте мою бесплатную книгу
=>>

На сегодняшний день, система Дэвида Аллена GTD (настрой порядок в делах), очень популярна и довольно широко используется. Правда, в основном в Америке и в западных странах. У нас же, данная система, только начинает набирать обороты.

Решил познакомить вас с основными моментами, и высказать свои впечатления. Система Дэвида Аллена GTD нацелена на повышение эффективности в делах, что можно понять уже из названия книги. GTD расшифровывается «Getting Things Done», что в переводе означает – доведение дел до совершенства или как привести дела в порядок.

Эта книга поможет занятому человеку узнать, как не забывать текущую информацию, такую как даты и время мероприятий, первостепенные задачи и так далее. Но не подумайте, что речь идёт о каких-то чудодейственных приёмах развития памяти.

1. Блокнот;
2. Электронный календарь;
3. СМС напоминание;
4. Звонок и так далее.

Освобождая таким образом свой мозг от лишней информации, не нагружая его текущими делами, мы высвобождаем место, силы на выполнение основной задачи. При этом, мы совершенно не переживаем, что можем пропустить что-либо важное, или забыть о мелких делах.

Основной метод GTD

Я уже писал несколько статей про тайм-менеджмент и про программы учёта времени:

Дэвид Аллен разработал 3 модели, призванные помочь достичь желаемого результата:

Управление

1. Собираем информацию;
2. Обрабатываем по важности: первостепенные, второстепенные и так далее;
3. Организовываем работу: постановка задач, разработка проекта;
4. Контролируем работу в соответствии с планом;
5. Прописываем пошаговые действия.

Обзор работ (основная модель)

Прорисовываем пирамиду, которая позволить визуализировать картину нашего жизненного пути:

1. Цель в жизни – это фундамент пирамиды;
2. Перспектива развития на пять лет вперед;
3. План на первые два года;
4. Конкретные обязанности;
5. План по проектам;
6. План на каждый день.

Рекомендуется проводить еженедельный анализ, что позволит расставить приоритеты в делах. Вам легче будет выделить важные дела, которые не нужно откладывать, определить задачи. Решить, что можно выполнить самостоятельно, а какие дела лучше делегировать помощникам или фрилансерам.

Планирование

1. Определить цель;
2. Увидеть желаемый результат;
3. Провести мозговой штурм;
4. Составить план действий;
5. Определить очерёдность шагов.

Без пошагового плана и чёткого представления того, что вы хотите в итоге получить, невозможно достичь цели в сжатые сроки. Когда человек разбирается в том, что он планирует, то можно составить подробный список дел за один раз и не корректировать его ежедневно. А выполнять запланированные шаги поможет система напоминания.

Система Дэвида Аллена GTD учит правильной организации процессов достижения цели, основываясь на главном. Когда ваша голова работает только над основным проектом, не отвлекаясь на мелочи. А электронные помощники вовремя напоминают о следующем, намеченном шаге.

Проведение, в конце дня, анализа сделанного, занимает всего несколько минут. Как и утренняя пятиминутка, помогающая расставить приоритеты и определить направления движения на день. Такая жизнь избавит вас от стрессов, переутомления.

В то же время, вы будете более продуктивны и успешны, быстрее и с меньшими затратами достигните намеченных целей.

Основной принцип системы Дэвида Аллена GTD, говорит, что нужно ежедневно проделывать 4 шага в работе с информацией:

1. Упорядочивание собранной информации через электронные помощники, удаление выполненных задач;
2. Анализ собранной информации, установление приоритетов в выполнении задач, отдельно указываем дела, которые отдаём на выполнение помощникам или фрилансерам;
3. Составление пошаговых списков действий, постановка вопроса – “Что конкретно нужно сделать?”, к каждому действию. Каждое действие при этом разбивается на под действия. К примеру: в списке стоит задача снять видеоурок. Задавая вопрос “Что нужно сделать?”, получаем дополнительный список по этому пункту: собрать информацию, написать план урока, сделать слайды, снять действия с экрана, озвучить и так далее;
4. Составление отдельного списка идей, которые приходят в голову. Анализ идей с помощью вопроса: “Нужна ли мне эта цель, идея, задача?”

Организация документов

От того, как организованно рабочее место, зависит 50% успеха в достижении цели. Я имею в виду не только рабочий стол ф физическом мире, но и виртуальный рабочий стол в вашем устройстве.

В системе Дэвида Аллена GTD, большое значение уделяется правильному хранению информации, по принципу 43 папок. Из 43 папок, 12 следует использовать для долгосрочных планов. Каждая папка соответствует месяцу года. При планировании вы заносите задачи, ориентируясь на месяца, в итоге вы составляете план работы на год вперёд.

Долее, идёт планирование на текущий месяц, для составления планов Дэвид предлагает создать 31 папку, но я думаю, что можно создать в одной папке – текущий месяц, 31 Ворд документ, по числам месяца, и вносить туда задачи.

По окончании дня, выполненные задачи удаляются, а не выполненные переносятся на следующие дни. Таким образом документ очищается для приёма задач следующего месяца.

Такой способ ведения дел, предлагаемый в книге Дэвида Аллена, помогает решать задачи быстро и эффективно. Ведь, когда ты знаешь, какие шаги требуется сделать, и всё расписано до мелочей, то ты просто берёшь и делаешь, не отвлекаясь на обдумывание процесса.

Однако, Аллен предупреждает, что не стоит впадать в крайности, и проводить всё время работе по составлению планов, анализу проделанных работ, обдумыванию шагов, идей, постановке целей. Планирование призвано помогать, освобождать, а не загружать человека лишними действиями.

Итог

Я почерпнул много полезных идей, в книге Аллена GTD. Мне она помогла структурировать информацию, разгрузить мозг от удержания внимания затраченного на ненужные цифры и дела. В своей короткой статье я упомянул лишь крупицу ценных идей.

Хочу ещё упомянуть, по теме, что до знакомства с книгой Дэвида Аллена, я проходил по этой теме курс Евгения Попова – Хозяин времени. Он также, пришёл к выводу, что следует разгружать мозг, и использовать электронные помощники, такие, например, как блокнот Эверноут.

В этом блокноте удобно работать с информацией, структурировать её, планировать и выстраивать шаги. С тех пор Эверноут это один из моих электронных помощников для обработки информации.

Ещё один действенный способ тайм-менеджмента от Евгения Попова, который я на себе ощущаю – это использование таск-менеджера Wunderlist (Вандерлист), который выкупила компания Майкрософт и пока ещё его не испортила.)

Пользуюсь Вандерлистом недавно и он мне пока нравится. Разбил помесячно на год и по дням недели, также есть папки Входящие, Когда-нибудь и Цикличные задачи.

Чем скурпулёзнее проведена предварительная работа, разложено выполнение каждого шага на простые, понятные действия, тем быстрее выполняются поставленные задачи.

Когда понимаешь, что за чем будешь выполнять, тогда качественнее это сделаешь. Однако, Аллен подчёркивает, что затраты времени на подготовку, планировку процесса работы, не должны превышать затрат на выполнение самих заданий.

Я советую вам прочитать книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» и не только прочтите её, но и применить эту систему на практике. Это будет полезно для тех людей, которые хотят добиться повышения эффективности, научиться доводить дела до их логического завершения, не тратить время попусту.

Как привести дела в порядок по методике Дэвида Аллена

Краткое о своей системе Дэвид Аллен рассказывает на форуме Синергия.

Успеха вам!

P.S. Прикладываю скриншот моих заработков в партнёрских программах. И напоминаю, что так зарабатывать может каждый, даже новичок! Главное – правильно это делать, а значит, научиться у тех, кто уже зарабатывает, то есть, у профессионалов Интернет бизнеса.

Заберите список проверенных Партнёрских Программ 2018 года, которые платят деньги!


Скачайте чек-лист и ценные бонусы бесплатно
=>> «Лучшие партнёрки 2018 года»

Если вы менеджер проекта и «тонете» в потоке задач, попробуйте организовать работу по системе Getting Things Done.

GTD: что это такое

GTD (Getting Things Done) - методология для организации и контроля задач. Ее придумал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и консультант по управлению. Она нужна, чтобы не только планировать, но и доводить намеченные дела до конца.

GTD часто относят к тайм-менеджменту: если ее правильно применять, система помогает успевать больше и бороться с многозадачностью.

Принципы GTD, без соблюдения которых ничего не работает

Ничего не держать в голове

Главный принцип, на котором строится вся методология. Все нужно фиксировать. Даже мелкие задачи и то, что кажется неважным.

Проще значит лучше

Фиксировать и систематизировать информацию нужно удобным вам способом. Если вы любите блокноты, то ведение дел в приложениях и таск-менеджерах не упростит вам жизнь, а скорее наоборот.

Думать о решении

Часто бывает, что дела стоят на месте, потому что мы воспринимаем их как очередную проблему, а не ищем решение.

Одна задача в один момент времени

По системе GTD многозадачность - препятствие. Нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас. То есть не думать про доклад для конференции, пока проверяете макет.

Составить список действий

Набросанные в таск-менеджере или календаре задачи не решат все проблемы. Нужно воспринимать каждую из них как список конкретных действий, тогда с ними будет проще работать.

Как работает методология GTD

Есть много методов, описывающих, как применять GTD. Но для начала достаточно запомнить четыре последовательных шага.

Собрать всю информацию по задачам

Выберите место, где будете хранить всю поступающую информацию. Чтобы не нарушать принцип GTD об удобстве, это должно быть что-то одно: либо приложение, либо блокнот. Так вы сможете в любой момент что-то проверить или изменить, и не придется вспоминать, куда вы это сохранили или записали.

Обработать всю информацию

Если просто складывать все задачи в кучу, вы быстро запутаетесь и упустите что-то важное. Нужна система, по которой вы будете делить задачи.

Для этого используют дерево принятия решений или, как его называет Аллен, диаграмму рабочего процесса.

Задайте себе эти вопросы, чтобы правильно разделить задачи.

1. Что это за задача?
2. Какой должен быть результат?
3. Нужны ли какие-то действия?
4. Если да, то какое действие следующее?
5. Сколько времени оно займет?

Организовать результат

Ответы на вопросы помогают распределить задачи по правильным блокам. Если дело занимает не больше двух минут, например, вам нужно просто ответить на письмо, выполните это сразу.

Когда на выполнение задачи требуется больше времени, лучше разбить ее на долгосрочный проект из нескольких этапов. Если это невозможно, у вас остается два варианта действий.

Отложить

Если лучше вас с задачей никто не справится, но она требует много времени, можно отсрочить ее выполнение.Такие задачи занесите в Календарь или в блок Следующие действия .

В Календарь заносите только задачи, которые привязаны к конкретным датам или времени. То есть их важно выполнить именно в заданный день.

В Лист ожидания пойдут задачи, выполнения которых вы ждете от кого-то из подчиненных.

В блок Следующие действия - все дела, на которые сейчас нет времени, но к ним обязательно нужно вернуться, как только время появится. Чтобы не забыть про такие задачи, создайте список напоминаний.

Что делать с задачами, которые не требуют никаких действий:

• убрать из списка;
• если хотите вернуться к ним позже, сохранить в раздел напоминаний;
• если это важная информация, которую надо сохранить, - в раздел справочных материалов.

Выберите действие для каждой задачи и выполняйте

Определите, что будете делать с каждой входящей задачей. Важно не начинать расставлять приоритеты, пока не поймете, что конкретно предпринять.

Цель основного метода GTD - управлять обязательствами и действиями. То есть определить все задачи, которые нужно выполнить, иметь план и быть готовым принимать решения, чтобы его изменять. Такая система помогает всегда знать, каким будет каждый следующий шаг.

Какие сервисы подходят для работы по GTD

Smthngs - менеджер GTD для браузера. Можно использовать онлайн и офлайн, как приложение.

Онлайн-сервис. Можно управлять задачами и следить за прогрессом. Есть бесплатная и платная расширенная версия.

Почему сложно удержать все в голове

Наша краткосрочная память подобна оперативной памяти компьютера - она нужна для работы с актуальными задачи, и ее объем крайне мал. Одновременно мы способны обрабатывать в среднем , а работать хорошо и вовсе только с 1–3. В то же время объем информации, претендующей на наше внимание, постоянно растет. Автор книги «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен повторяет: «Ваш разум для создания идей, а не их хранения». И в этом одна из целей его подхода.

О внутренних обязательствах

По мнению автора, главный источник стресса и негативных эмоций - это неразрешенные или нарушенные обязательства перед собой или другими (в оригинале Аллен называет их open loops). Гнетущие мысли переносятся даже тяжелее, чем осознание объема работы, который мы должны выполнить. Подробнее о связи когнитивных функций, планирования и незавершенных задач можно узнать , и .

«Любое обязательство типа «надо бы, мог бы или должен», которое находится только в сознании, создает иррациональное напряжение, от которого невозможно избавиться, 24 часа в сутки, семь дней в неделю».

Аллен также считает, что в отличие от физического труда труд интеллектуальный не имеет четких границ. И дело даже не в том, что после напряженного дня в офисе вы продолжаете думать про работу дома. Для Аллена вообще нет различия между работой и досугом. По его логике работа - это все, к чему мы стремимся привести актуальное состояние вещей. Главное, перед постановкой этих ваших задач четко прояснять результаты и определять шаги для их решения.

Как научиться мыслить более ясно

В первую очередь важно разобраться с внутренними обязательствами. Философия Getting Things Done (далее GTD) подразумевает, что весь процесс управления работой сводится к трем простым принципам.

Сначала необходимо освободить голову - собрать все незавершенные мысли и задачи во внешнюю систему, которой вы доверяете.

Затем нужно прояснить их - решить, что с этой информацией делать.

Сделать это.

Пять шагов для прояснения сложных задач

1. Сбор

Собирайте все открытые вопросы (как личные, так и профессиональные), незавершенные дела (в оригинале емкое и неопределенное слово stuff, в переводе - «незавершенка») и другую информацию, которая просто вас заботит. Отправляйте все это в отдел «Входящие» - надежное внешнее хранилище, которое может быть как физическим (блокноты, папки), так и цифровыми (любое таск-менеджмент-приложение по умолчанию содержит папку «Входящие», например , или - последний целиком разработан на основе GTD). Добавьте к этому свою почту и мессенджеры - ваши «Входящие» по умолчанию.

Храня информацию о незавершенных делах на носителе, вы освобождаете свою голову. Главное, не плодить слишком много списков и регулярно их обновлять и обрабатывать.

Как только вы думаете в отношении какой-то задачи «я должен», «нужно», «следовало бы», эта задача переходит в категорию незавершенных

2. Обработка

Обычно информация поступает к нам на протяжении всего дня, но обрабатывать ее кому-то удобнее утром, делать обзор - вечером и так далее. Аллен в целом рекомендует разделять во времени эти этапы. Сам процесс обработки информации состоит из последовательных ответов на вопросы.

«Что это?» (определение типа информации - задачи, заметки или идеи).

«Требует ли это действий сейчас?» Часть информации вовсе не предназначена для работы, ее просто стоит выбросить. Другую часть нужно поместить в систему, чтобы освободить от нее сознание.

Если действий не требуется и информация не нужна, просто избавляемся от нее.

Если действий не требуется, но информация нужна, то откладываем ее, чтобы вернуться позже. Для этого GTD предлагает создать папку «Когда-нибудь/Возможно», в которую отправляются все планы на будущее - от списков книг, фильмов и мест для путешествий до списка возможных рабочих и семейных проектов.

Другой вариант: мы сохраняем информацию как справочную - для наших дальнейших действий и проектов. Для этого подойдут как хорошо известные варианты, вроде Dropbox и Google Drive, так и новые инструменты вроде Notebook.

Если действие необходимо, ключевой вопрос: «Каково следующее действие?» Вы либо выполняете его сразу, если оно занимает не больше 2 минут (5, а может, и 10 - решать вам), либо делегируете более подходящему человеку и помещаете в список «Лист ожидания».

Если действию необходимо присвоить точную дату, отправляйте его в «Календарь» (Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook - самые очевидные). Действия без срока идут в список «Следующие действия», что, по сути, представляет собой список задач в вашем таск-менеджере или блокноте.

Каково следующее действие? Это главный вопрос в отношении любой информации, которую вы собрали. Если вы ответите на него правильно, будет что организовывать. «Следующее действие» - это следующее конкретное, физическое действие, которое нужно выполнить, чтобы продвинуться к завершению определенной задачи

3. Организация

В результате обработки получается несколько категорий хранения, которые и образуют вашу систему.

Списки активных действий: календарь (для действий с точным сроком) и список задач - в таск-менеджере/блокноте.

Список проектов - задач, требующих более одного действия для выполнения (большинство таск-менеджеров имеют несколько уровней задач, подразумевающих и уровень проектов, однако поможет и просто список - индекс проектов), и справочные материалы к ним - в любом удобном и доступном хранилище.

Список «Лист ожидания» - для задач, требующих вашего внимания, а не участия. А также установленные напоминания для задач, которые станут актуальными в определенный момент в будущем - функция напоминания также доступна в большинстве приложений для задач.

Список «Когда-нибудь/Возможно» - для задач, которые могут стать актуальными в будущем: по сути, список всего, что вы бы хотели сделать, но не делаете это сейчас.

4. Обзор

После сбора, обработки и организации у вас на руках появились готовые алгоритмы действий по актуальным для вас областям. Чтобы поддерживать актуальность системы, ее необходимо просматривать время от времени - в первую очередь, «Календарь» и «Список задач», а также «Список проектов», «Лист ожидания» и «Список возможных дел». Просматривайте все планы и списки еженедельно, это придаст ощущение целостности картины и ясности ума: так вы ничего не упустите и сосредоточитесь на главном.

5. Выполнение

В управлении рабочим процессом важно правильно расставить задачи по приоритету. Чтобы разобраться, что и когда стоит делать, Аллен советует придерживаться трех моделей поведения.

Присваивайте задачам определенные критерии: контекст (например, по месту: дом, офис, магазин; или характеру работы: звонки, встречи - и так далее); доступное время; доступная энергия; ваши личные приоритеты.

Понятие «работа» обычно подразумевает одно из трех: вы делаете то, что запланировали, либо вы планируете работу, либо выполняете задачи по мере ее возникновения. Если вы в какой-то момент застряли, попробуйте оценить, что конкретно из перечисленного вы сейчас делаете и что стоит сделать.

Начинать работу стоит снизу вверх, продвигаясь от целей низкого порядка к более высоким. Сначала займитесь текущими делами, затем - зонами ответственности и внимания (семья, работа, здоровье, друзья). Теперь можно браться за планы на 1–3 года вперед, после - за перспективу на 5 и более лет. Последний этап - оценка своей миссии и принципов. Так шаг за шагом вам будет проще прояснить все свои дела.

Ключевые мысли

• GTD это комплекс, требующий долгой подстройки под себя.
• Тем не менее, многие люди считают систему полезной, многие вдобавок предлагают свою, переработанную версию.
• Дэвид Аллен обещает расширить концепцию системы в новой книге, уделив внимание гармонизации работы и жизни.

За кулисами GTD: почему тысячи фанатов системы ищут большего.

На сайте книжного гиганта Amazon.com одна и та же книга занимает первое место в результатах запроса «productivity» (выдающего более чем 170 тысяч наименований) и в результатах запроса «time management» (более 70 тысяч наименований). Книга называется «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса ». Автор - Дэвид Аллен, кроткий ТМ-супермен, прикидывающийся калифорнийским консультантом по менеджменту. Впервые опубликованное в 2001 году, 350 страничное пособие Аллена генерирует бесконечные обзоры, является международным бестселлером в течении 7 лет, по-прежнему не выходит из списка «двадцать лучших деловых книг на сегодня» Уолл Стрит Жорнала.
«Как привести дела в порядок» (или GTD - аббревиатура английского названия) - не очередная книга по теории делового мышления. Система тайм-менеджмента Аллена была приспособлена под требования информационного века, чем привлекла внимание работников ИТ-сферы и создала вокруг себя целый культ последователей, применяющих советы Аллена ко всему жизненному процессу.

Базовый принцип ГТД - это перенос всех обязательств, единиц информации, важных дел из вашей головы в систему, которой вы доверяете. В результате, как обещает Аллен, вы получаете почти мгновенное снижение стресса, и, соответственно, увеличение продуктивности. Почему же такая простая система наделала столько шума? По мнению толпы фанатов, Аллен дал указания беднягам, заваленным горами е-майлов, борющихся с информационной перегрузкой, терпящих стресс в попытках следить за постоянно растущим списком сроков и обязательств.

Поклонники системы - сила, с которой стоит считаться. По запросу «GTD» Гугл возвращает более шести миллионов соответствий, система вдохновила автором многих популярных блогов о личной продуктивности, породила целую индустрийку интерпретаторов, гуру и желающих её освоить. Как сказал Гарри Вольф из «Wired», «Аллен возродил традицию „помоги себе сам“ в информационном веке ». Однако пока одни блоггеры рьяно следуют букве GTD, другие ведут активные сетевые дискуссии о том, как модифицировать систему GTD, чтобы она соответствовала их личным нуждам.

Знак ли это того, что ГТД теряет своих пользователей или проблема в том, что люди пытаются использовать систему не по назначению? «Невозможно дать готовый, универсальный рецепт», - говорит Аллен - «люди должны разработать свою систему, подходящую для их случая». Аллен считает, что GTD решает проблему большинства загруженных людей, не ведающих о том, что им стоит освободить голову от избытка информации.

GTD: революция снизу вверх

В отличии от глобальной корпоративной культуры, полностью находящейся под влиянием маркетинговых супер-гуру типа Стивена Кови, Тома Питерса и Гарри Хэмела, концентрирующихся на видении, миссиях и целях, система «снизу вверх» Аллена обещает понизить стресс и увеличить продуктивность. Каждая частица информации, которую наш мозг пытается отслеживать, подкидывает дров в топку стресса. GTD включает сбор и обработку каждой такой частицы, каждого обещания, практически - каждой мысли, сохраняет информацию в «картотеке» и позволяет получить её затем при помощи комплекса регулярных пересмотров дел.

Обработка информации, согласно способу Аллена, не требует философских самокопаний в попытках выработать глобальную миссию и видение. Несколько контекстных ту-ду списков дают указания, как провести рабочий день по GTD. Как и многие другие представители движения саморазвития, Аллен сделал карьеру на превращении замысловатых методик в практические руководства для корпоративного мира. Открытие того, что работники могут очистить ум, освободив почту, папку «входящие» и рабочий стол, стало чем-то вроде озарения для масс. Многочисленные фэны Аллена были ошарашены опустевшими почтовыми ящиками, чистыми столами и возможностью почувствовать контроль над кучей работы, с которой им приходится сталкиваться. Однако вскоре начались усовершенствования.
Сторонники GTD нашли недостатки в системе, тот же Интернет изменил наше рабочее место, внеся ещё больше суматохи. Кроме е-майла, у нас теперь есть Фейсбук, SMS, быстрый канал и большее количество средств связи. Решения не заставили себя ждать, глобальное сообщество фанатов разработало серию шагов, выводящих систему на новые рубежи.

Между тем, Аллен был занят распространением всё того же GTD, что было описано в 2001. В ответ на критику, описывающую недостатки в методике, Аллен сказал, что GTD не привязан к технической реализации. «GTD вне времени, не важно, проводят ли люди всё своё время у компьютера или компьютера нет у них вовсе. Оба типа людей существовали в 2001, оба типа есть и сейчас», - сказал он. «Быстрые интернет-каналы - это всего лишь количественная характеристика, а не качественная. GTD касается управления вашими обязательствами.
Новая книга Аллена, «Making It All Work», выпущенная в конце 2008, обещает пролить свет на истинные основы самоуправления: контроль и перспективу. Не поздно ли Аллен решил повернуться к пользователям лицом? Не обскакали ли ученики своего гуру?

GTD-последователи и GTD-усовершенствования

Последователи ГТД Мэрлин Манн, Джина Трапани и Лео Бабаута улучшили педантичную систему систематизации Аллена, превратив её в нечто более техничное, более толковое и более дзенское. Тем самым они приковали внимание интернет общественности.

В то время как в книге Аллен советовал использовать бумагу, папки и картотеки, авторы большинства сайтов пускались в обсуждение использования программ управления проектами, текстовых файлов, почтовых клиентов (например, Outlook или Gmail), наладонников, бумажных блокнотов и даже карточек из картотеки. Шуточный пост Мэрлина Манна «Hipster PDA» (автор предложил сделать «наладонник» из бумаги - соединить стопку картонных карточек скрепкой) от 2004 года вызвал сумасшедший отклик и сделал его блог «43 Folders» звёздным. Он по прежнему занимает почётное место в Technorati’s Top 100 и ежегодно привлекает 8 миллионов просмотров.

Кстати говоря, Манн был одним из первых приверженцев GTD. Например, название «43 Folders» - это дань уважения одноимённой подсистеме GTD. В ней используется 12 месячных и 31 дневная папка для категоризации материальных задач, к которым надо вернуться в определённый день. В блоге Манн перерабатывает бизнес-ориентированные методики Аллена так, чтобы сделать их полезными для «разработчиков, программистов и других разновидностей гиков».

В 2004 Манн указал на то, что гики имеют свой, совершенно отличающийся от обычных GTD-юзеров, рабочий процесс. Например, они практически неотделимы от своих ноутбуков и технологии, являющейся их движущей силой.

Вернёмся в 2008. Priacta, американская фирма-разработчик софта для тайм-менеджмента, публикует список более чем 100 наименований GTD-программ . Многие из них бесплатны, остальные стоят от 10 до 350 долларов.

Массачусетсский консультант по личной продуктивности Мэтью Конелл один из многих блоггеров, заметивших, что как только вы закончили сбор данных (фундаментальный в GTD процесс), вы остаётесь один на один перед ужасающим своими размерами списком «что сделать», без советов «как это сделать».

Нью-йоркский ИТ-предприниматель Марк Хорст, автор книги о личной продуктивности «Bit Literacy», породил целую серию горячих споров среди гуру тайм-менеджмента, после того, как назвал подход Аллена «атавизмом до-интернетовской эры, с её блок-схемами, картотеками и записными книжками »

Хорст предлагает управлять делами, используя «более грамотные ту-ду списки», где записи создаются при помощи е-майлов, а списки приоритетов генерируются автоматически.

В свою очередь, Хорст был раскритикован Тимом Феррисом, автором бестселлера «The 4-Hour Work Week». «Технологические советы в „Bit Literacy“ имеют меньше мест применения и более короткий срок годности, чем принципы GTD» - заключил Феррис.
Книга Ферриса пропагандирует аутсорсинг задач малооплачиваемым исполнителям из развивающихся стран, для заработка бо́льших денег на роскошную жизнь. Книгу неоднократно критиковали за сомнительную этику, совершенно забыв о том, что в ней даются полезные советы по тайм-менеджменту и управлению информацией.

Несмотря на то, что некоторые эксперты не согласны с подходами системы, GTD остаётся одной из лидирующих систем тайм-менеджмента. Последователь GTD и журналист издания Guardian , Бен Хаммерсли стал её приверженцем сразу после того, как в 2005 году опробовал советы Дэвида Аллена. Согласно его словам, «Как привести дела в порядок» «так близка к культу, как только может быть близок к культу список дел ». Хаммерсли добавил, что для него лично сложность освоения системы меркнет по сравнению с тем, как система изменила его жизнь.